Что сейчас наблюдается – сокращение количества участников выставок, в результате чего сокращаются размеры выставок, соответственно сокращаются и бюджеты на продвижение выставок и проведение специализированных мероприятий во время выставок.  Это приводит к снижению интереса к выставке как мероприятию, как результат – малый поток посетителей, для которых посещение этой выставки не имеет смысла, и хотя посетители из ряда постоянных пока посещают выставки по инерции, то в дальнейшем, есть такая тенденция, что интерес к традиционным выставкам, по крайней мере на период кризиса, будет снижаться.

Что же делать, отказываться от участия в выставках? Конечно же нет, выставки по-прежнему являются одним из основных инструментов маркетинговых коммуникаций, поэтому в выставках нужно участвовать, но в каких выставках участвовать и каким образом нужно разобраться. Но перед выбором выставки, прежде всего, вам нужно понять, какие цели и задачи ваша компания имеет на ближайший период. Каким образом участие в выставке повлияет на достижение заданных целей, затем определите цели и задачи участия в выставке и способы определения их достижения. Установите виды и объемы необходимых материальных, финансовых и трудовых ресурсов для достижения заданных целей и задач. Затем определите бюджет, позволит ли он обеспечить финансирование проекта участия в выставке. Для этого составьте примерные статьи расходов и определите сроки оплаты. После этого,  опередлите целевую аудиторию и проанализируйте, будет ли представители вашей ЦА присутствовать на этой выставке.

Выбираем выставку

Если с предыдущими вопросами вы определились, давайте перейдем к выбору выставки. Тщательно изучите предложения от  организаторов, в частности обратите внимание на концепцию выставки, попросите предоставить информацию относительно проведения рекламной кампании выставки. Важно, чтобы рекламная кампания была комплексная, с использованием наиболее эффективных методов коммуникаций: реклама на телевидение , реклама на радио , наружная реклама (желательно А-стороны рекламных щитов), реклама на транспорте, реклама в ведущих отраслевых и деловых изданиях, прямые почтовые рассылки, e-mail рассылки по зарегистрированным посетителям выставок, телемаркетинг, контекстная реклама в интернет и т.д. Выставка должна сопровождаться важными отраслевыми событиями, например: конференцией, круглым столом с обсуждением важных отраслевых проблем. Патронат вышестоящего руководства страны также не помешает, а их общение с представителями отрасли придаст еще наиболее высокий статус такой выставке.
Попытайтесь также собрать отзывы об этой выставке у ваших соседей по рынку, коллег, конкурентов, клиентов. Много интересного можно узнать в интернете, например, указав в поисковике «название выставки отзывы». Кроме вышесказанного стоит обратить внимание на место проведение выставки, часто месторасположение выставочного комплекса, удаленность от центра города и линий метрополитена, наличие парковочных мест и удобство подъезда, влияет на посещаемость выставки. Важно, чтобы в случае удаленного расположения выставочного стенда от метрополитена  предусматривалось наличие рейсового транспорта осуществляющего перевозку посетителей до выставки, а затем обратно к метро.
И теперь один из главных критериев выбора, важно чтобы организатор выставки предлагал новые и нестандартные решения по организации и проведению выставки, привлечению участников выставки, организовывал интересующие посетителей мероприятия и т.д. Как идея, один из таких нестандартных приемов – каждый посетитель получает дисконтную карту выставки, по которой получает гарантированную скидку  на покупку продукции у экспонента, по сути это создается маркетинговая система, с формированием базы заинтересованной в товарном и информационном обмене аудитории. И это не предел возможных действия по привлечению, как участников, так и посетителей выставки, просто это уже является прямой необходимостью в реабилитации отрасли и этому нужно уделять внимание.

Выбираем место
 
Если Вы выбрали выставку и уверенно решили принимать в ней участие, нужно выбрать место. Это один из важных вопросов и выбору места под выставочный стенд нужно уделить достаточно внимания. Нужно учитывать, что организаторы выставки определяют количество рядов, ширину проходов, наличие павильонов, количества мест ориентируясь на количество экспонентов и посетителей выставки. В результате имеющихся и поступающих заявок формируется предварительный план  размещения участников на территории выставки. Выставочные места распределяются в виде угловых, в ряду, островов, полуостровов. Угловые и полуострова обычно открыты с трех сторон, стенд в ряду – с одной, острова со всех сторон. Обратите внимание, что наилучшими являются места: направо от входа, в центре выставочной площади, наиболее близкие к входу, на пересечении проходов, в главных проходах. При выборе павильона и места на территории выставки уточните у организатора, какие компании принимали ранее в ней участие, кто является постоянным участником, где размещались или размещаются стенды этих компаний, кто из Ваших конкурентов принимает участие в этой выставке и т.п. При возможности зарезервируйте несколько наиболее интересных мест, чтобы у вас была возможность выбрать наиболее выгодное для стенда вашей компании место. Возьмите на заметку, что невыгодными для стенда считаются места: возле запасных, аварийных и технологических выходов, возле колонн и туалетов, возле кафе и тупиков, возле мест проведения массовых мероприятий (сцена, трибуна, семинар, конференция и т.д.), а также в соседстве с наиболее сильными конкурентами. Неудачными также являются темные места и места с низким потолком. С учетом этих рекомендаций нужно заблаговременно подать заявку, тем более бывает, выстраивается очередь, чтобы попасть на ведущие выставки.  Поэтому если ваше участие в выставке было успешными, не поленитесь сразу подать заявку на участие в выставке в следующем году.
Учитывайте тот момент, что иногда нет мест на выставке и выбирать место не приходится.  Поэтому, если вам все же досталось неудачное место, то возможно вам получится поправить данную ситуацию за счет: привлечения количества подготовленного персонала, проведения семинара или конференции, проведения промоакции (лотерея, конкурс, акция), размещение указателей на месторасположение вашего стенда, работу промоперсонала (например, милые и красивые девушки в фирменной одежде предлагают посетителю принять участие в акции на стенде) и т.д.

Выбираем выставочный стенд
 
При правильной организации экспозиции с помощью стенда и его оформления можно отразить основные преимущества вашей компании, суть вашего предложения и подхода к бизнесу. И нужно понимать, что выставочные стенды являются визитной карточкой вашей компании, которую, образно говоря, вы раздаете каждому посетителю на выставке, т.е. вашим потенциальным клиентам. Стенд должен производить благоприятное впечатление; казаться скромным, но в тоже время не скупым; привлекать внимание, но не быть навязчивым; быть строгим, но не отталкивающим; в определенное время становиться шоу, но не балаганом. Такие рекомендации дают зарубежные специалисты, которые  позволяют сделать определенные выводы при оформлении стендов.
Чтобы не промахнуться с  выбором конструкции или видом выставочного стенда, обратитесь к специализированной компании, которая занимается проектированием и строительством выставочных стендов. Специалисты Вам помогут, ориентируясь на многолетний опыт, сделать  выбор в отношении выставочного стенда. При этом обычно учитывается такие составляющие: площадь и тип стенда, сфера деятельности, положение компании на рынке, цели и задачи участия в выставке, тип продукции которую будут представлять (ее габаритные размеры, вес и т.д.), пожелания относительно количества помещений и этажности, размер бюджета, сроки. Также существуют аутсорсинговые компании, которые обеспечивают комплексное сопровождение участия в выставках, они помогут вам выбрать выставку, возьмут на себя решение всех вопросов с организаторами выставки, разработают дизайн выставочного стенда и построят выставочный стенд согласно согласованному проекту, подготовят персонал компании  к работе на выставке, организуют работу выставочного стенда (уборка, работа промоперсонала, работа бара, организация семинаров, фуршетов, экскурсий и т.д.) При выборе подрядчика обратите внимание на известность кампании, примеры разработанных и реализованных проектов, запросите рекомендации.  Не стоит при выборе руководствоваться только ценой, так как от качества выполненных работ зависит имидж Вашей компании, возврат вложенных в участие в выставке инвестиций, будущие доходы в результате деловых контактов на выставке.

Если Вы решили заниматься подготовкой к выставке самостоятельно и в том числе проектированием и изготовлением выставочного стенда, обратите внимание на наши следующие рекомендации. При выборе конструкции стенда нужно понимать, что по сути тип выставочного оборудования, которое используется при застройке выставочного стенда, в принципе не является фактором, определяющим его успех на выставке. Все дело в оригинальных решениях, фантазии и профессиональном уровне специалистов которые занимаются данным проектом. И строительство, например, эксклюзивных стендов зачастую требует наиболее изощренных и нестандартных решений, которые вынуждают дизайнеров-архитекторов комбинировать элементы разных конструкционных систем.

По этому, если у вас выставочная площадь до 30 кв. м., но Вы не хотите «стандартных белых стен», мы рекомендуем обратить внимание на мобильные выставочные стенды и конструкции. Мобильные выставочные стенды – это определение, по сути, новому подходу в оформлении экспозиций выставочных стендов. Это легкие, компактные конструкции, которые легко транспортируются и монтируются на выставке силами компании-участницы. Мобильные стенды и конструкции сейчас на пике популярности, ведь компания, по сути, тратит сумму соразмерную стоимости стандартной застройки, но приобретает в собственность оригинальную конструкцию, которая позволяет за 10-15 минут собрать выставочный стенд, который позволит Вам эффектно отстроится от конкурентов. Задача в привлечении внимания решается посредством изображения, которое является основой данного типа выставочных стендов. Чем оригинальнее дизайн, тем больше он привлечет к себе внимание, изображать нужно не только продукцию, но и креатив ,  визуальную идею товара или услуги. В плюсы мобильных стендов также можно отнести возможность транспортировки  стендов без особых проблем, легкий монтаж/демонтаж, возможность обновления и модернизации конструкции, безусловную выгоду от вложенных средств, особенно если вы планируете участвовать с этим стендом в нескольких выставках.
Мобильные стенды хорошо применимы на стендах линейного типа и угловых стендах, равно как и на «полуостровах» и «островах».

Конструкция основного количества предлагаемых на рынке мобильных стендов примерно одинакова:
- складная алюминиевая решетка, на которой с помощью магнитных полос крепятся гибкие фотопанели из ПВХ, бумаги или баннерной ткани;
- складная конструкция из профилей и жестких панелей различного размера;
- подставка-растяжка для плаката (одного, двух, трех).

Выделяют два вида мобильных стендов: стенды «бизнес-класс» и презентационные конструкции («эконом-класс»).
К первому виду, то есть к стендам «бизнес-класса» относятся достаточно объемные переносные выставочные конструкции, которые также могут модернизироваться  по желанию их владельцев в нужный размер и конфигурацию, например, могут быть снабжены дополнительными аксессуарами: полками, витринными вставками, светильниками и др.  Вес таких конструкций обычно не наиболее 10-20 кг. Их удобно и не составляет труда возить с собой, например, в багажнике автомобиля.

Основу конструкций таких стендов составляет раскладной трубчатый каркас, на который крепится внешнее оформление из пенокартона, ткани, пластика и др. На внешнее покрытие  различными способами может наноситься изображение. Стоимость стендов «бизнес-класса» колеблется в пределах от 1000,00 до 5000,00 Евро.

К стендам «эконом-класса» относятся все конструкции, позволяющие за 1-3 минуты установить отдельно стоящее изображение, а в собранном виде помещается в небольшой тубус или сумку и весит 3-5 кг. Стоимость таких конструкций колеблется от 150-600 Евро. Размер изображения практически у всех конструкций такого типа одинаковый - от 0,80 х 2 м до 1 х 2,2 м. Такие размеры не случайны, так как презентационная конструкция, установленная в месте проведения презентации, повторяет пропорции человека, которые ее проводит. Такие стенды часто применяются  торговыми представителями, с помощью их оформляют места продажи, они используются  в оформлении различных презентаций (промоакции, дегустации) и мероприятий (конгрессы, семинары, конференции и т.п.). Популярны они и в применении на выставках. Их устанавливают как дополнение к основному выставочному, в местах проведения массовых мероприятий, в качестве информационной поддержки выставочных мероприятий.

При выборе мобильных конструкций нужно обращать внимание на:
- легкость,  прочность и устойчивость конструкции;
- возможность быстрой и простой сборки/разборки;
- надежность соединений и крепежей;
- качество нанесения изображения.

Продолжение следует…

Ладик Станислав,
маркетинг-директор группы компаний "Маркетинг-Партнер"

Внимание! Авторские права защищены. Во избежание юридических недоразумений, по вопросам любого сотрудничества, а также - тиражирования, воспроизведения данной публикации следует обратиться к автору по электронному адресу: Этот e-mail защищен от спам-ботов. Для его просмотра в вашем браузере должна быть включена поддержка Java-script